Olá
No post anterior escrevi sobre a necessidade de (Passo 01) definir prioridades e (Passo
02) Manter o foco, classificando suas obrigações conforme sua importância e
urgência.
Detalhar cada
tarefa ou prioridade é a parte mais difícil, mas é imprescindível que você gaste
o tempo que for necessário para levantar estas informações, pois são elas que
servirão como base para todo o seu trabalho de reorganização!
Então se
ficou com alguma dúvida, refaça os passos 1 e 2!
Mas também
lembre-se que isto é algo mutante, que sempre haverá atualizações e incremento
de novas atividades e responsabilidades, daí a importância de não se perder o
foco.
Se no meio
deste seu trabalho de reorganização de sua vida profissional aparecer algo
novo, já o inclua classificando conforme tem aprendido.
Então vamos
aos próximos passos:
Passos 3 e 4: “Estabeleça Prazos” e
“Pense em etapas”
Ao relacionar
suas tarefas e classificar, não esqueça de estabelecer os prazos de conclusão
de cada etapa.
(Veja post
sobre minha experiência pessoal para te inspirar) – criar link posts 3 e 4
Neste primeiro
momento os prazos serão curtos, pois provavelmente você estará atrasada em
muitas tarefas e precisará ser rápida para colocar as coisas em um andamento
mais confortável.
Mas não
desista!
Com calma,
mesmo que apertado, defina prazos e uma dica preciosa é a de dividir suas
tarefas em outras menores e mais rápidas de serem cumpridas.
Quer um
exemplo? Imagine que tem um trabalho a ser entregue e precisa ainda de várias
informações. Hoje é dia 01 e tem 10 dias para entregar. Para fazer tal trabalho
você tem 70% das informações e precisa obter as informações faltantes com
terceiros. Para fazer este trabalho você levaria 5 dias apenas focada nele, mas
você tem outras coisas a fazer em paralelo também. E ainda depois de estar com
todas as informações você precisará padronizar as informações, fazer uma
apresentação por escrito com gráficos, imprimir e ainda se preparar para
apresentar para seu chefe!
Organizando:
Você recebeu
a responsabilidade de “Fazer o Trabalho” e tem “10 dias. Se organize. Detalhe o
que precisa fazer e quem pode te ajudar. Pense em etapas – pegar as informações
que você já tem, pesquisar quem poderá te dar as informações que você precisa e
defina os prazos: dos 10 dias, 6 usarei para levantar todas as informações e
conferir se estão corretas, 2 dia padronizarei as informações, criarei os
gráficos e a apresentação final. No nono dia revisarei tudo e imprimirei os
documentos deixando um dia para qualquer eventualidade e correção.
Como você
depende de terceiro, muito importante entrar em contato com eles com rapidez
para eles já prepararem estas informações, definindo um prazo para te enviarem,
lembrando que você tem 6 dias para finalizar o levantamento de informações e
que estas pessoas também tem suas prioridades!.
Parece
trabalhoso demais, mas é uma estratégia preciosa para definitivamente organizar
seu modo de trabalhar e pensar.
Por hoje é
só! Até mais!
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Sonia
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